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企业活动邀请函应该怎么写?
类别:邀请函 时间:2021-08-05 09:18:43 阅读:140次

       邀请函是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性书信。它是现实生活中常用的一种日常应用写作文种。那么企业的活动邀请函应该怎么写呢?


       在一般情况下,邀请有正式与非正式之分。非正式的邀请,通常是以口头形式来表现的。相对而言,它显得要随便一些。正式的邀请,既讲究礼仪,又要设法使被邀请者备忘,故此它多采 用书面的形式,即活动邀请函的形式。


      那么,什么是活动邀请函?活动邀请函怎么写?


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一、活动邀请函的含义


       活动邀请函又称活动邀请信、活动邀请书,是活动主办方(单位、团体或个人)邀请有关人员出席隆重的会议、典礼,参加某些重大活动时发出的礼仪性书面函件。凡精心安排、精心组织的大型活动与仪式,如宴会、舞会、纪念会、庆祝会、发布会、单位的开业仪式等等,只有采用活动邀请函邀请佳宾,才会被人视之为与其档次相称。活动邀请函有自己的基本内容、特点及写法上的一些要求。


二、活动邀请函的基本内容


       活动邀请函的基本内容包括活动的背景、目的和名称;主办单位和组织机构;活动的内容和形式;参加对象;活动的时间和地点、联络方式以及其他需要说明的事项。内容根据实际情况填写。


三、活动邀请函的特点


       活动邀请函的特点体现在以下四个方面:


       1、礼貌性强。邀请事务使用邀请函表示礼貌。礼貌性是活动邀请函的最显著的特征和基本原则。这体现在内容的完全的赞美肯定和固定的礼貌用语的使用上,强调双方和谐友好的交往。


       2、感情诚挚。活动邀请函是为社交服务的专门文书,这使得它能够单纯地、充分地发散友好的感情信息,适宜于在特定的礼仪时机、场合,向礼仪对象表达专门诚挚的感情。


       3、语言简洁明了。活动邀请函是现实生活中常用的一种日常应用写作文种,要注意语言的简洁明了,看懂就行,文字不要太多太深奥。


       4、适用面广。活动邀请函使用于国际交往以及日常的各种社交活动中,而且适用于单位、企业、个人,范围非常广泛。


       四、活动邀请函的结构与写法


      在应用写作中活动邀请函是非常重要的,尤其是社会交际空前广泛和重要的当代社会,写好它可以说至关重要。对活动邀请函的写法要注意格式和形式两个方面。一般格式如下:


       1、标题。一般只写文种“邀请函”即可,字号比通常标题要略大一些。有时也可以加“事由”,如“关于参加研讨会的邀请函”。有时还可包括个性化的活动主题标语,如“沟通无限中部六省城市信息化高级论坛邀请函”。


       2、称谓。是对邀请对象的称呼。要顶格写受邀单位名称或个人姓名,后加冒号。要写明对方姓名、职务、职称、学衔。也可以用“同志”、“经理”、“教授” 、“先生”、“女士”、“小姐”称呼。通常还要加上“尊敬的”之类定语。


      3、正文。是活动邀请函的主体。头可向被邀请人简单问候,位置在称谓下一行,空两格。接着写明举办礼仪活动的缘由、目的、事项及要求,写明礼仪活动的日程安排、时间、地点,邀请对象以及邀请对象所做的工作等,并对被邀请方发出得体、诚挚的邀请。若附有票、券等物也应同邀请函一并送给邀请对象。有较为详细出席说明的,通常要另纸说明,避免邀请函写得过长。


      4、敬语。末尾一般要写常用的邀请惯用语。如“敬请光临”、“敬请参加”、“请届时出席”之类的敬语。有些活动邀请函可以用“此致敬礼”、“顺致节日问候”等敬语。


      5、落款。署上邀请单位名称或发函者个人名称,署上发函日期。邀请单位还应加盖公章,以示庄重。


五、写活动邀请函要注意的事项


        1.“邀请函”三字是完整的文种名称,与公文中的“函”是两种不同的文种,因此不宜拆开写成“关于邀请出席×X活动的函”。


        2.被邀请者的姓名应写全,不应写绰号或别名。在两个姓名之间应该写上“暨”或“和”,不用顿号或逗号。网上或报刊上公开发布的邀请函,由于对象不确定,可省略称呼,或以“敬启者”统称。


         3.严格遵守写作格式,称谓、邀请事由、具体内容、活动时间、活动地点、相关事宜、联系方式、落款等是必不可少的部分,不能丢漏信息。


        4.邀请事项务必周详,使邀请对象可以有准备而来,也会使活动举办的个人或单位减少一些意想不到的麻烦。


        5.邀请函须提前发送,使受邀方有足够的时问对各种事务进行统筹安排。


        而今,很多企业的邀请函都喜欢使用喜鹊请柬的电子邀请函的形式,配合纸质的邀请函,两者遥相呼应,确是一种不错的选择。另外,喜鹊请柬是一个以邀请函在线制作为主要功能的网站,不仅有大量的模板,制作起来也是非常方便。http://www.xiqueqingjian.com/


       总之,活动邀请函属于社会生活使用文书,具有社会公关及礼仪功能。它不仅表示礼貌庄重,也有凭证作用,要写得简明得体,准确文雅。